Kommunikation as a service – så funkar det

Allt fler organisationer står inför samma fråga: ska vi bygga upp kommunikationen internt, anlita en byrå för enskilda projekt eller arbeta med en extern kommunikationsavdelning?

Valet är sällan självklart. Det beror på verksamhetens behov, mognad och ambitionsnivå. Här går vi igenom vad en extern kommunikationsavdelning innebär, hur den skiljer sig från andra alternativ och vilka fördelar och nackdelar som är viktiga att väga in.

Vad betyder kommunikation as a service?

Kommunikation as a service innebär att ni får löpande tillgång till kommunikationskompetens, i stället för att köpa kommunikation projekt för projekt. Begreppet kommer från Communication as a Service, eller kommunikation som tjänst.

Det är lätt att blanda ihop begreppet med CaaS inom IT – alltså molnbaserade prenumerationstjänster för telefoni, videomöten, chatt och fildelning. Det är inte det vi menar här.

Kommunikation as a service i vår värld handlar om ett långsiktigt samarbete. Oftast i form av ett abonnemang eller ett retainer-avtal, där byrån fungerar som en extern kommunikationsavdelning.

Fokus ligger inte på enskilda leveranser, utan på kontinuitet. På att lära känna verksamheten, förstå sammanhangen och bygga kommunikation som håller över tid – utan att börja om från noll vid varje nytt uppdrag.

Den här modellen passar organisationer som:

• har ett återkommande behov av innehåll och kommunikationsstöd
• vill arbeta mer strategiskt, men saknar intern kapacitet i vardagen
• behöver kunna skala upp och ner insatsen över tid utan att anställa

Hur fungerar kommunikation as a service i praktiken?

I praktiken innebär kommunikation as a service ett löpande samarbete där den ena parten, i det här fallet vi, planerar, prioriterar och följer upp kommunikationen kontinuerligt. Det finns en gemensam riktning, men också utrymme att skifta fokus när något oväntat händer. Och det gör det ju ibland.

När samarbetet pågår över tid bygger vi en djupare förståelse för verksamheten, målgrupperna och de frågor som faktiskt är viktiga. Det gör arbetet mer träffsäkert, effektivt och mindre ryckigt än när varje uppdrag hanteras som ett fristående projekt.

Vad ingår vanligtvis i ett abonnemang?

Exakt vad som ingår beror på organisation och behov. Ofta handlar det om en kombination av löpande contentproduktion, strategiskt kommunikationsstöd och redaktionellt arbete.

Det kan till exempel vara webbtexter, artiklar, korta filmer och SEO-innehåll – men också stöd i frågor som rör struktur, budskap, prioriteringar och tonalitet.

Det viktiga är att upplägget är flexibelt och kan anpassas efter vad som är mest relevant just nu.

När passar kommunikation as a service?

Kommunikation as a service passar särskilt bra när behovet av kommunikation är kontinuerligt och när ni vill arbeta mer långsiktigt och sammanhållet.

Det är vanligt i organisationer där:

• kommunikationen spänner över många kanaler och format
• interna resurser inte riktigt räcker till i vardagen
• verksamheten är komplex och kräver fördjupning
• man vill ha ett nära samarbete, inte bara en leverantör på distans

Många B2B-bolag, organisationer och aktörer inom offentlig sektor väljer modellen för att få kontinuitet – utan att bygga upp en stor intern funktion.

När passar det inte?

Kommunikation as a service passar inte alltid. Om ni har ett tydligt avgränsat projekt med start och slut, eller söker en smal specialistinsats, fungerar ett mer traditionellt upplägg ofta bättre.

Modellen passar också sämre i verksamheter som ändrar prioriteringar från dag till dag och drar ut på besluten, eftersom den bygger på samarbete och gemensam planering över tid.

Skillnaden mot traditionella byråuppdrag

I ett traditionellt byråupplägg definierar ni uppdraget i förväg med en tydlig leverans och tidsram. När projektet är klart avslutar ni samarbetet.

I kommunikation as a service bygger ni i stället en relation, fördjupar förståelsen och arbetar långsiktigt. Arbetet utvecklas över tid och ni bygger upp kunskap steg för steg. För många minskar det friktionen, ökar tempot och höjer kvaliteten på sikt.

Så jobbar Stockholms Skrivbyrå med kommunikation as a service

På Stockholms Skrivbyrå arbetar vi med kommunikation as a service för att fungera som extern kommunikationsavdelning åt våra uppdragsgivare. Ofta i organisationer med komplexa frågor och höga krav på kvalitet.

Många väljer ett abonnemang. Det innebär att vi finns nära, lär känna verksamheten och hugger i där det gör mest nytta. Tillsammans sätter vi planen – och följer upp, justerar och prioriterar månad för månad.

Upplägget ser olika ut beroende på behov, men grundprincipen är densamma: ett nära samarbete, tydliga prioriteringar och kommunikation som fungerar i vardagen – inte bara på pappret.

Vill du veta mer? Läs här eller hör av dig.