Extern kommunikationsavdelning – fördelar och nackdelar

Behöver ni arbeta mer kontinuerligt med kommunikationen, men saknar en egen marknads- eller kommunikationsfunktion? Då finns flera alternativ. Ni kan anställa en kommunikatör, köpa in hjälp för enskilda projekt eller låta en extern partner fungera som er kommunikationsavdelning. Här går vi igenom vad en extern kommunikationsavdelning innebär och vilka fördelar och nackdelar som finns.

Vilket alternativ som passar bäst beror bland annat på hur stort behovet är, vilka kompetenser ni behöver och hur nära verksamheten kommunikationsfunktionen behöver finnas. För en organisation med ett stort och stabilt behov kan en anställning vara självklar. För en mindre organisation kan det vara svårt att motivera en eller flera heltidsroller – trots att det finns mycket kommunikation som behöver göras.

Vad menas med en extern kommunikationsavdelning?

En extern kommunikationsavdelning innebär att en byrå eller annan extern partner fungerar som organisationens kommunikationsfunktion. Samarbetet är löpande och kan omfatta både planering, rådgivning och produktion.

Det kan till exempel passa en branschorganisation med ett mindre kansli. Medarbetarna kan verksamheten, medlemmarna och branschfrågorna utan och innan, men ingen har kommunikation eller marknadsföring som sin huvudsakliga kompetens. Samtidigt ska webbplatsen hållas aktuell, nyhetsbrev skickas, sociala medier fyllas med relevant innehåll och viktiga frågor kommuniceras när de uppstår.

Utan en kommunikationsfunktion hamnar de uppgifterna lätt hos generalsekreteraren, verksamhetschefen eller andra medarbetare vid sidan av deras ordinarie arbete. Med en extern kommunikationsavdelning finns i stället någon som kan hålla ihop arbetet, hjälpa till att prioritera och se till att kommunikationen faktiskt blir gjord.

Skillnaden mot ett enstaka byråprojekt är framför allt kontinuiteten. När samma externa team arbetar med verksamheten över tid lär det känna organisationen, målgrupperna, tonaliteten och de frågor som är viktiga. Det minskar behovet av nya uppstarter och gör det möjligt att utveckla kommunikationen över tid.

Alternativ 1: anställa en kommunikatör

Att anställa en kommunikatör kan vara helt rätt när kommunikationsbehovet är stort, stabilt och långsiktigt. En intern medarbetare har en närhet till verksamheten som är svår att fullt ut återskapa externt. Personen finns med i vardagen, bygger interna relationer och fångar upp sådant som händer i organisationen.

Frågan är snarare hur stort och brett behovet är. En mindre organisation kanske behöver hjälp med kommunikation två eller tre dagar i veckan snarare än en heltidstjänst. Samtidigt kan uppgifterna kräva ganska olika kompetenser: webb, copy, nyhetsbrev, sociala medier, SEO, AI, strategi eller film.

En anställning innebär att ni får en persons kompetens och kapacitet. Med ett externt team kan ni i stället använda olika personer beroende på vad som behöver göras.

Om behovet motsvarar en tydlig heltidstjänst och kräver stor intern närvaro talar däremot mycket för att anställa.

Alternativ 2: ta hjälp av en byrå i enskilda projekt

Ett projektbaserat byråsamarbete passar bra när behovet är tydligt avgränsat. Ni kanske ska bygga en ny webbplats, ta fram en rapport, genomföra en kampanj eller behöver hjälp med en större kommunikationsinsats.

Fördelen är att ni kan köpa den kompetens ni behöver för just uppgiften utan att bygga upp den internt.

Om kommunikationsbehoven återkommer varje vecka eller månad kan projektformen däremot bli mindre praktisk. Nya uppdrag ska formuleras, briefas och startas upp. Den externa parten får inte heller samma möjlighet att bygga upp verksamhetskunskap och se vad som behöver göras framåt.

Om ni märker att ni ständigt beställer nya kommunikationsinsatser kan ett löpande samarbete därför vara enklare.

Fördelar med en extern kommunikationsavdelning

En viktig fördel med en extern kommunikationsavdelning är att ni får tillgång till en kommunikationsfunktion utan att behöva bygga upp en egen avdelning.

Det kan vara särskilt värdefullt när behovet är återkommande men inte motsvarar flera heltidsroller. Ni kanske behöver en skribent den här veckan, hjälp med webb och SEO nästa och strategiskt stöd inför en större satsning månaden därpå.

En extern kommunikationsavdelning kan:

• ge er en tydlig funktion som håller ihop kommunikationen
• planera och driva arbetet framåt över tid
• ge tillgång till flera kompetenser utan flera anställningar
• kombinera strategiskt stöd med praktisk produktion
• anpassa omfattningen när behovet förändras
• minska sårbarheten jämfört med att låta en person bära hela kommunikationen
• bygga upp kunskap om verksamheten och målgrupperna över tid.

Det finns också ett värde i att få ett utifrånperspektiv. Den som arbetar inne i en verksamhet varje dag vet ofta väldigt mycket, men kan ha svårt att avgöra vad en utomstående behöver få förklarat. En extern kommunikationspartner kan ställa frågorna, hitta berättelserna och hjälpa till att översätta intern kunskap till kommunikation för medlemmar, kunder eller andra målgrupper.

Nackdelar med en extern kommunikationsavdelning

En extern kommunikationsavdelning finns just utanför organisationen. Vi hör inte automatiskt vad som sägs på kansliet, sitter inte med på alla möten och känner inte till en ny fråga förrän någon berättar om den.

Därför kräver modellen ett nära samarbete. Det behöver finnas en kontaktperson internt som kan dela information, öppna dörrar till rätt personer och hjälpa till att prioritera. Den externa partnern behöver också få möjlighet att lära känna verksamheten ordentligt.

En extern kommunikationsavdelning passar sämre om:

• kommunikationsrollen behöver finnas mitt i verksamheten varje dag
• behovet motsvarar en tydlig heltidsroll med ett stabilt innehåll
• organisationen inte har möjlighet att avsätta någon tid för samarbete och förankring
• kommunikationsbehovet bara uppstår någon enstaka gång
• ni behöver en smal specialistinsats under en kort period.

I de två senare fallen kan ett enskilt byråuppdrag eller en fristående konsult vara ett bättre alternativ.

Intern kommunikatör, projektbyrå eller extern kommunikationsavdelning?

Förenklat kan ni utgå från hur behovet ser ut.

En intern kommunikatör passar bra när ni har ett stort och stabilt behov, vill bygga upp kompetensen internt och behöver någon som finns nära verksamheten varje dag.

Ett projektbaserat byråsamarbete passar bra när ni har ett avgränsat uppdrag och behöver en viss kompetens eller leverans.

En extern kommunikationsavdelning passar bra när ni saknar en egen kommunikationsfunktion men har återkommande behov och vill ha någon som både kan hålla ihop arbetet och producera det som behövs.

Gränserna är förstås inte absoluta. En extern kommunikationsavdelning kan också komplettera en intern kommunikationsansvarig som behöver mer kapacitet eller specialistkompetens. Och när en organisation växer kan ett externt upplägg så småningom ersättas eller kompletteras med en intern rekrytering.

När passar en extern kommunikationsavdelning särskilt bra?

Modellen kan vara värd att överväga om ni känner igen er i flera av de här situationerna:

• Ni har ingen kommunikations- eller marknadsansvarig, men mycket som behöver kommuniceras.
• Kommunikationen sköts i dag av vd, generalsekreterare eller andra medarbetare vid sidan av deras ordinarie arbete.
• Webb, nyhetsbrev och sociala medier blir gjorda när någon hinner.
• Ni har mycket kunskap i organisationen men behöver hjälp att omvandla den till innehåll.
• Ni behöver flera olika kommunikationskompetenser, men inte på heltid.
• Kommunikationen blir ofta händelsestyrd och det saknas tid att arbeta mer planerat.
• Ni vill ha någon att bolla kommunikationsfrågor med när nya behov uppstår.

Det gemensamma är att behovet finns löpande, men att det inte finns någon intern kommunikationsfunktion som kan äga och driva arbetet.

Så kan en extern kommunikationsavdelning arbeta

För att upplägget ska fungera behöver den externa partnern komma nära verksamheten. Det betyder inte nödvändigtvis att någon behöver sitta på plats varje dag, men det behöver finnas regelbunden kontakt och tillgång till de personer som kan frågorna.

Ett löpande samarbete kan till exempel innebära att den externa kommunikationsavdelningen:

• planerar kommunikationen tillsammans med ledning eller kansli
• håller ihop en redaktionell plan
• intervjuar medarbetare och ämnesexperter
• skriver och publicerar artiklar och webbtexter
• producerar nyhetsbrev
• skapar innehåll för sociala medier
• utvecklar webbplatsens innehåll
• ger råd när nya kommunikationsbehov uppstår
• tar in specialistkompetens när det behövs.

På så sätt behöver kansliet eller ledningen inte själva vara kommunikationsexperter. De bidrar med verksamhetskunskapen och är med och sätter prioriteringarna. Den externa kommunikationsavdelningen hjälper till att omsätta det till kommunikation.

Så arbetar Stockholms Skrivbyrå som extern kommunikationsavdelning

Oftast arbetar vi som extern kommunikationsavdelning för organisationer som inte har någon egen marknads- eller kommunikationsfunktion. Det kan till exempel vara en branschorganisation med ett mindre kansli eller ett bolag där kommunikationen hittills har skötts av vd, säljare eller andra medarbetare vid sidan av deras ordinarie roller.

Ni kan verksamheten, branschen och målgrupperna. Vi kan kommunikation. Tillsammans bestämmer vi vad som behöver göras och vilka frågor som ska prioriteras. Sedan hjälper vi till att hålla ihop arbetet och få kommunikationen gjord.

Det kan handla om redaktionell planering, artiklar, webb, nyhetsbrev, sociala medier och strategiskt kommunikationsstöd. Behövs ytterligare kompetens kan vi också koppla in exempelvis filmare, designers eller andra specialister.

En person hos oss håller ihop samarbetet och lär känna er verksamhet, samtidigt som vi kan använda olika kompetenser för olika delar av arbetet. På så sätt får ni kontinuiteten i en fast kontakt utan att vara beroende av att samma person ska kunna göra allt.

Omfattningen anpassas efter behovet. För vissa organisationer handlar det om en mindre löpande insats varje månad, för andra om en betydligt större del av kommunikationsarbetet. Vissa kallar modellen Communication as a Service.

Och om verksamheten växer och det så småningom blir mer logiskt att anställa? Då är det ett tecken på att behovet har förändrats. En extern kommunikationsavdelning behöver inte vara en lösning för alltid.

Vill ni veta mer om hur ett löpande samarbete kan se ut? Läs mer om vårt upplägg eller hör av er så pratar vi om vad ni behöver.