Extern kommunikationsavdelning – fördelar och nackdelar

Allt fler organisationer brottas med samma fråga: ska vi bygga upp kommunikationen internt, anlita en byrå för enskilda projekt eller arbeta med en extern kommunikationsavdelning?

Svaret är sällan självklart. Valet beror på verksamhetens behov, mognad och ambitionsnivå. Därför går vi här igenom vad en extern kommunikationsavdelning innebär, hur den skiljer sig från andra alternativ och vilka fördelar och nackdelar som är viktiga att väga in. Trevlig läsning!

Vad menas med extern kommunikationsavdelning?

En extern kommunikationsavdelning innebär att en byrå eller partner tar ett samlat, löpande ansvar för kommunikationen – ungefär som en intern funktion, fast utanför organisationen.

Det handlar inte om att hoppa in och leverera ett projekt och sedan försvinna. Samarbetet pågår över tid och rymmer både strategi och operativt arbete. Den externa parten lär känna verksamheten, målgrupperna och de frågor som faktiskt spelar roll. Resultatet blir mindre omstarter och mer utveckling.

Alternativ 1: intern kommunikatör

Att anställa en intern kommunikatör känns ofta som det mest självklara steget. Närheten till verksamheten är en tydlig fördel, liksom möjligheten att fånga frågor i realtid.

Samtidigt ser vi ofta samma mönster. Rollen blir bred. Ena dagen strategi, nästa dag publicering, därefter presentationer, interninfo, webben och sociala medier. Tempot är högt och tiden räcker sällan till för det långsiktiga arbetet.

Lägg därtill sårbarheten. När en person bär hela kommunikationen påverkar sjukdom, semester och personalomsättning mer än man tror.

För organisationer med ett stort och stabilt behov kan en intern roll vara rätt. För andra blir det snabbt en balansgång mellan ambition och ork.

Alternativ 2: traditionell byrå

Traditionella byråsamarbeten fungerar ofta bra när uppdraget är tydligt avgränsat. Ett projekt ska genomföras, ett material tas fram eller en kampanj produceras.

Utmaningen uppstår när behoven återkommer. Varje nytt projekt kräver en ny uppstart, nya genomgångar och nya prioriteringar. Kunskap riskerar då att stanna i projektet, i stället för att byggas upp över tid.

Många organisationer upplever också att byrån arbetar mer reaktivt än proaktivt, eftersom uppdraget styrs av beställningar snarare än av helhet och långsiktiga mål.

Fördelar med extern kommunikationsavdelning

Den största fördelen med en extern kommunikationsavdelning är kontinuitet. När samarbetet pågår över tid byggs förståelse, struktur och effektivitet upp steg för steg.

En extern kommunikationsavdelning kan:

• avlasta interna resurser utan att kräva nyanställning
• kombinera strategisk höjd med operativ leverans
• ge tillgång till flera kompetenser, inte bara en roll
• skapa bättre tempo och högre kvalitet över tid.

För många organisationer blir detta ett mer hållbart arbetssätt i vardagen än att växla mellan projekt eller försöka lösa allt internt.

Nackdelar och begränsningar med en extern kommunikationsavdelning

Samtidigt är en extern kommunikationsavdelning inte rätt lösning i alla lägen. Modellen bygger på samarbete, tydliga prioriteringar och ett gemensamt ansvar.

Upplägget passar sämre när:

• organisationen saknar tid eller mandat att prioritera kommunikationen
• beslutsvägarna är långa eller otydliga
• behovet är sporadiskt
• man söker en smal specialistinsats under kort tid

Precis som vid interna anställningar eller traditionella byråuppdrag kräver även detta engagemang för att fungera väl.

Jämförelse: intern, byrå eller extern kommunikationsavdelning?

Förenklat kan skillnaderna beskrivas så här:

En intern kommunikatör ger närhet, men begränsad bredd.
En traditionell byrå ger spets, men ofta i projektform.
En extern kommunikationsavdelning kombinerar kontinuitet med flexibilitet, men kräver ett långsiktigt arbetssätt.

Vilket alternativ som är rätt beror ytterst på organisationens behov, ambitionsnivå och förutsättningar.

Så arbetar Stockholms Skrivbyrå som extern kommunikationsavdelning

På Stockholms Skrivbyrå arbetar vi som extern kommunikationsavdelning för organisationer som behöver ett långsiktigt och strukturerat kommunikationsstöd. Ofta handlar det om B2B-bolag, organisationer och aktörer med komplexa tjänster eller frågor. Vissa kallar det kommunikation as a service.

Vi arbetar löpande med contentproduktion, strategiskt kommunikationsstöd och redaktionellt arbete, i nära samarbete med våra uppdragsgivare. Många väljer ett fast månadsarvode för att få kontinuitet, utveckling och kontroll. Målet är inte att ersätta interna roller, utan att komplettera och avlasta där det gör störst skillnad. Smartare än en byrå, enklare än att anställa, helt enkelt.

Vill du veta mer? Läs här eller skicka ett meddelande så hör vi av oss.