AI och klarspråk – så får hela organisationen ett tydligare språk

AI kan vara en stor tillgång i arbetet med klarspråk. Men hur bra stödet blir beror inte bara på vilket verktyg ni använder, utan också på vilka instruktioner, språkprinciper och beslut som finns bakom. Utan en tydlig grund får AI lätt ett generiskt språk med långa meningar, abstrakta ord och slitna uttryck. Med en genomtänkt språkstrategi kan AI i stället bli ett kraftfullt stöd för tydligare kommunikation i hela organisationen.

Ny på klarspråk? Börja här: Vad är klarspråk? Vill du ha de konkreta skrivreglerna? Läs Hur skriver man klarspråk?

AI ger klarspråket en ny chans

Att få en hel organisation att skriva tydligt och konsekvent har länge krävt mycket arbete. Medarbetare behöver utbildning, riktlinjer ska tas fram och språkprinciper behöver hållas levande långt efter kursdagen.

AI förändrar förutsättningarna.

Med AI går det att bygga stöd som finns till hands precis när någon skriver. En medarbetare kan få återkoppling på ett mejl, hjälp att korta en krånglig text eller en påminnelse om vilka begrepp organisationen har bestämt sig för att använda. Språkstrategin behöver alltså inte stanna i en tonalitetsguide eller ett utbildningsmaterial. Den kan följa med in i det dagliga skrivandet.

Det är kanske den mest intressanta möjligheten med AI och klarspråk: att göra organisationens gemensamma språkprinciper användbara i själva skrivögonblicket.

Problemet som kommunikationsavdelningar har arbetat med länge

Hur får man säljare, kommunikatörer, kundtjänst och andra delar av verksamheten att använda samma språk? Hur ser man till att produkter, tjänster och processer benämns på ett konsekvent sätt? Och hur hjälper man fler att skriva ur mottagarens perspektiv i stället för organisationens?

Det har länge funnits verktyg för det här: skrivutbildningar, tonalitetsguider, språkmanualer och gemensamma kommunikationsplattformar. Utmaningen är att riktlinjer inte alltid följer med in i vardagen. Alla går inte samma utbildning, kunskap glöms bort och medarbetare skriver ofta under tidspress.

Resultatet kan bli stora variationer mellan avdelningar och personer, trots att alla kommunicerar för samma organisation.

Vad händer när språket blir tydligare i hela organisationen?

När fler skriver tydligt och medvetet kan det märkas på flera sätt.

Det blir lättare att bygga förtroende. När mottagaren snabbt förstår vad ni menar, vad ni erbjuder och vad ni vill att hen ska göra minskar avståndet mellan organisationen och den som läser.

Risken för missförstånd minskar. Otydliga underlag kan skapa olika förväntningar på en leverans. Vaga projektbeskrivningar kan leda till fel prioriteringar och diffusa mejl till fler frågor än nödvändigt. Tydligare kommunikation kan därför spara både tid och frustration.

Det interna samarbetet kan bli smidigare. Tydligare mejl, mer fokuserade presentationer och strukturerad information gör det lättare för kollegor att förstå vad som gäller och vad som behöver hända härnäst.

Så kan AI hjälpa organisationen att skriva tydligare

AI används ofta för att producera mer text snabbare. Men en minst lika intressant möjlighet är att använda tekniken för att hjälpa medarbetare att skriva bättre.

Här är tre konkreta sätt.

1. GPT:er och AI-assistenter som ger återkoppling

Det går att bygga egna GPT:er, agenter eller andra AI-stöd som instrueras utifrån organisationens språkstrategi och klarspråksprinciper. En medarbetare kan klistra in ett mejl eller en text och få konkret återkoppling: Vad är otydligt? Vilka meningar är onödigt långa? Saknas viktig information? Är texten skriven ur mottagarens perspektiv?

På så sätt kan AI fungera som ett stöd i vardagen, inte bara som ett verktyg som skriver en ny text från grunden.

2. AI som hjälper till att bearbeta utkast till klarspråk

En text som är skriven snabbt kan innehålla all rätt information och ändå vara svår att ta till sig. AI kan hjälpa till att strukturera om texten, korta meningar, förklara abstrakta formuleringar och lyfta fram det som är viktigast för mottagaren.

Det betyder inte att medarbetaren behöver lämna över kommunikationen till AI. Tekniken kan i stället fungera som en redaktör som hjälper skribenten att uttrycka det hen faktiskt menar på ett tydligare sätt.

3. AI som hjälper organisationen att använda samma begrepp

En vanlig källa till otydlighet är att samma produkt, tjänst eller process kallas olika saker i olika delar av organisationen. Det kan skapa förvirring både internt och externt.

Genom att ge AI-verktyget tydliga instruktioner och tillgång till organisationens beslutade begrepp och terminologi kan det uppmärksamma avvikelser och föreslå rätt benämning. På så sätt blir det enklare att hålla kommunikationen konsekvent utan att varje text behöver granskas manuellt av kommunikationsavdelningen.

Förutsättningen: någon måste bestämma vad bra språk är

AI kan hjälpa till att analysera texter, hitta variationer och föreslå språkprinciper. Men den kan inte fatta organisationens strategiska beslut.

Någon behöver bestämma vilket tonläge ni vill ha, vilka begrepp som ska användas, vilka skrivprinciper som gäller och vad ett mottagarperspektiv innebär i just er verksamhet.

Det ansvaret kan ligga hos kommunikationschefen, marknadschefen eller någon annan med mandat att sätta riktningen för organisationens kommunikation.

När grunden finns på plats kan AI hjälpa till att göra den användbar i vardagen. Utan en gemensam riktning finns däremot risken att tekniken bara producerar mer av det språk ni redan försöker förändra.

FAQ: AI och klarspråk i organisationen

Vad är skillnaden mellan att låta AI skriva och att använda AI för att skriva bättre?

Resultatet påverkas i hög grad av vilka instruktioner och vilket underlag AI får. Om du bara ber om en text utan att definiera målgrupp, syfte, innehåll eller språkliga principer blir resultatet lätt generiskt. Med tydligare instruktioner kan AI både hjälpa till att skapa text och ge användbar återkoppling på sådant du själv har skrivit.

Kan AI ersätta utbildning i klarspråk?

Inte helt. AI kan förstärka och göra språkprinciperna lättare att använda i vardagen, men medarbetare behöver fortfarande förstå varför klarspråk spelar roll och vilka principer organisationen vill arbeta efter. Kombinationen av kunskap och AI-stöd är därför ofta mer intressant än något av delarna var för sig.

Hur börjar man bygga en språkstrategi för en hel organisation?

Börja med att definiera målgrupper, tonläge och de viktigaste språkprinciperna. Bestäm vilka begrepp som ska användas för centrala produkter, tjänster och processer och identifiera situationer där kommunikationen ofta blir otydlig. Därefter kan ni använda AI för att göra riktlinjerna mer tillgängliga i det dagliga arbetet.

Hur mäter man om språket i organisationen faktiskt förbättras?

Det går att följa flera indikatorer. Ni kan exempelvis undersöka om kundtjänsten får färre frågor om sådant som redan står i informationen, om medarbetare behöver färre förtydliganden i interna processer eller hur mottagare uppfattar tydligheten i kommunikationen. Det går också att följa hur medarbetare använder AI-stödet och vilka typer av språkproblem som återkommer.

Gäller det här bara stora organisationer?

Nej. Även en liten organisation kan ha stor nytta av ett gemensamt språk och tydliga principer för hur man skriver. Skillnaden är framför allt omfattningen på arbetet och vilka AI-stöd som är rimliga att bygga.

AI och klarspråk är alltså inte motsatser. AI kan tvärtom göra det lättare att omsätta klarspråksprinciper i vardagen. Men tekniken behöver en riktning. När organisationen har bestämt hur den vill kommunicera kan AI hjälpa fler att följa den riktningen, text för text.

Så hjälper vi organisationer med klarspråk och AI

Vi på Stockholms Skrivbyrå hjälper organisationer att utveckla sitt skrivande och arbeta mer systematiskt med klarspråk. I vissa uppdrag börjar vi från grunden med utbildning och gemensamma språkprinciper. I andra finns grunden redan och nästa steg är att göra den användbar med hjälp av AI.

Arbetet kan till exempel innebära att samla begrepp, ta fram tonalitetsguider och språkmanualer eller formulera tydliga instruktioner för AI-verktyg.

När grunden är på plats kan vi också hjälpa till att bygga skräddarsydda GPT:er och AI-agenter som bearbetar texter, uppmärksammar begreppsvariationer och ger medarbetare stöd i skrivandet.

Några organisationer som vi har samarbetat med kring klarspråk är Svenska kyrkan, socialtjänsten och IAF. Vi håller också regelbundet utbildningar hos Bonnier Akademi, Dagens industri och i egen regi.

Kontakta oss om du vill veta mer om hur vi kan hjälpa din organisation med klarspråk och AI.

Mer läsning:

Vad är klarspråk? – grunderna och definitionen

Hur skriver man klarspråk? – de konkreta skrivreglerna

Klarspråk för SEO och AI-sök – om tydligt språk, sök och AI-genererade svar