Ta fram en AI-policy som passar marknad och kommunikation

AI har på kort tid gått från något som få testade till något många använder dagligen. Vi använder det för att skriva texter, sammanfatta möten, analysera data och ta fram idéer. Särskilt tydligt är det bland kommunikations- och marknadsavdelningar som har stor nytta av att effektivisera repetitiva uppgifter och innehållsproduktion.

Samtidigt saknar många team en gemensam riktning. Vilka AI-verktyg får vi använda? Hur får vi använda dem? Hur mycket får vi dela? Och hur säkerställer vi kvalitet? Ofta får vi olika svar beroende på vem vi frågar – kunskap och åsikter spretar ofta.

Därför blir en AI-policy relevant. Inte som ett tungt regelverk som begränsar, utan som ett sätt att skapa samsyn och riktning i något som annars lätt blir både otydligt och personberoende. Här kommer fem goda anledningar till att inte vänta med att få en policy på plats.

1. En AI-policy hjälper er att gå från test till arbetssätt

Många organisationer använder redan AI, men på olika sätt och i olika omfattning. Vissa medarbetare har integrerat det i sitt arbetssätt och har nytta av det dagligen. Andra testar mer försiktigt, och några avstår helt – ofta för att de inte vet vad som är okej. Det är inte ovanligt att jurister och ledning arbetar med att ta fram styrdokument, men processen är lång och snårig.

Utan riktlinjer drar arbetet åt olika håll. Effektiviteten varierar, kvaliteten blir ojämn och risknivån skiljer sig mellan team. I kommunikations- och marknadsavdelningar märks det särskilt tydligt, eftersom AI påverkar allt från innehållsproduktion till analys och kampanjarbete.

Här gör en AI-policy konkret skillnad. Den hjälper er att skapa tydlighet och samsyn kring vad som gäller. Det är en förutsättning för att samla arbetssätt och ta steget från test till genomtänkta och gemensamma sätt att arbeta och samarbeta med hjälp av AI.

2. En AI-policy blir en tillgång för teamet

Om det inte finns riktlinjer tenderar vi att använda AI på våra egna sätt. Någon skriver hela artiklar med hjälp av AI, någon använder det bara för idéer. En tredje väljer att inte använda det alls. På kort sikt kanske det fungerar. Men över tid märker ni att kvaliteten varierar, att tonaliteten börjar spreta och att arbetssätten inte riktigt hänger ihop. Med en enkel och tydlig AI-policy får ni en gemensam utgångspunkt. Den  tydliggör vad som gäller och skapar en lägstanivå som alla kan luta sig mot.

Det gör samarbetet enklare och resultatet mer konsekvent. Och framför allt skapar ni en bra grund för den snabba utveckling vi står inför. Sätten vi använder AI är fortfarande i sin linda och det blir lättare att hänga med framåt om ni står stadigt.

3. En AI-policy minskar risker kopplade till data och information

Samtidigt som AI öppnar upp för nya möjligheter, ökar kraven på hur ni hanterar information. Den största risken handlar sällan om vad AI producerar, utan om vad ni själva matar in. Utan kunskap om hur verktygen fungerar och vad som gäller finns risken att känslig information får fötter. Särskilt om medarbetarna använder gratisverktyg.

För kommunikations- och marknadsteam kan det handla om kunddata eller annan känslig information. Sådant som ni i andra sammanhang hanterar med stor försiktighet, men som ibland hamnar i AI-verktyg utan att någon reflekterar över det.

Här behöver ni tydliga ramar. En AI-policy hjälper er att sätta dem, så att det blir möjligt att få nytta av AI – på ett tryggt och ansvarsfullt sätt.

4. En AI-policy hjälper er att hålla ihop tonalitet och kvalitet

För kommunikations- och marknadsavdelningar handlar det inte bara om effektivitet, utan också om uttryck. AI påverkar hur vi skriver, hur vi låter och vad vi publicerar. Om ni saknar riktlinjer finns en risk att tonaliteten glider och att kvaliteten varierar. En text kan kännas helt rätt, medan nästa känns generisk eller inte riktigt som ni. Det här händer sällan över en natt. Men över tid påverkar det hur era målgrupper uppfattar er.

Med en AI-policy kan ni styra upp det. Ni tydliggör vad ni får använda AI till, vad som alltid kräver mänsklig granskning och vilka krav ni ställer på innehållet. Det gör att ni kan använda AI som stöd – utan att tappa det som bygger ert varumärke.

5. En AI-policy gör det möjligt att anpassa arbetet efter olika avdelningar

Olika delar av organisationen arbetar med olika typer av information och står inför olika risknivåer. HR, ekonomi, IT och marknad har helt olika förutsättningar. Det som fungerar i ett team kan vara direkt olämpligt i ett annat.

Därför behöver ni ofta tänka i flera lager. Övergripande AI-riktlinjer sätter ramarna för hela verksamheten. En kompletterande AI-policy ger styrning om vad som passar respektive funktion. För ett marknads- eller kommunikationsteam kan det till exempel handla om hur ni använder AI i innehållsproduktion, hur ni säkerställer tonalitet och vad som alltid kräver mänsklig kvalitetssäkring. När policyn blir konkret och speglar verkligheten blir den också användbar.

Ett levande dokument, inte ett slutgiltigt svar

 AI-tekniken är i snabb rörelse. Nya verktyg dyker upp, ni utvecklar era arbetssätt, vissa risker försvinner och nya dyker upp. Därför är det bra att skapa en AI-policy som sätter ramar, men också öppnar upp för utveckling.

Det behöver vara ett levande dokument som hänger med i er utveckling. Den ska alltid fungera som stöd, inte begränsa ert arbete.

Så börjar ni – utan att göra det för stort

När vi på Stockholms Skrivbyrå hjälper verksamheter eller team att ta fram AI-policys börjar vi alltid med en workshop. Den brukar vara uppskattad eftersom nyckelmedarbetare får chans att berätta om HUR de använder AI och i vilka situationer de känner sig osäkra på om det är tillåtet eller riskfyllt. Olika verksamheter och funktioner kan ha olika syn på AI och behoven varierar. AI-policyn ska spegla både den övergripande inställningen och det mindre teamets behov av riktlinjer.

Efter workhopen tar vi fram ett förslag på policy som passar er. Den brukar inte innehålla fler än 5 punkter, just för att den ska vara en användbar och hjälpsam guide. Inte något tungläst och abstrakt som ingen läser.

Efter några mindre justeringar och ett internt godkännande brukar den som beställt AI-policyn samla teamet och presentera innehållet för att säkerställa att alla berörda förstår den. Det är klokt att utse en person som är ansvarig för att se över och uppdatera AI-policyn med jämna mellanrum.

 

Vill ni ta fram en AI-policy som är användbar på riktigt?

Börja i det konkreta. Fundera på vad ni vill använda AI till, vad ni behöver vara försiktiga med och hur ni säkerställer att alla hänger med i vad gäller hos er. När ni har svar på de frågorna har ni ofta redan grunden till en första AI-policy. Därefter kan ni testa, justera och utveckla den tillsammans.

Hör av dig om ni vill ha vårt stöd i det här arbetet. Vi vet hur andra verksamheter gör och vilka frågor som är kloka att diskutera innan något bestäms.