Från promptar till agenter – så förändras kommunikatörens AI-arbete

De flesta kommunikatörer som använder AI har nog börjat ungefär likadant. Vi ber om hjälp att formulera en rubrik, sammanfatta en rapport, bearbeta en text eller komma på idéer till nästa nyhetsbrev.

Det är användbart, men innebär ofta att vi börjar om från början varje gång. Vi förklarar målgruppen, beskriver organisationens tonalitet, bifogar dokument och påminner om sådant som AI borde känna till vid det här laget.

Nu finns bättre möjligheter att återanvända både kunskap och instruktioner. I stället för att bara bli skickligare på att skriva promptar kan vi anpassa AI till hur vi faktiskt arbetar.

Börja med arbetet, inte tekniken

Det är lätt att bli ivrig när man upptäcker vad AI kan göra. Men innan du börjar bygga en egen assistent eller agent är det klokt att fundera över vilket problem du vill lösa.

Vilka arbetsuppgifter återkommer? Var lägger ni mycket tid? Vilka moment kräver samma information, instruktioner och kvalitetskontroller varje gång? Det kan handla om att granska artiklar före publicering, sammanställa en omvärldsrapport, bearbeta intervjuer eller ta fram innehåll till flera kanaler.

Välj gärna en uppgift du kan väl och som har ett någorlunda tydligt arbetssätt. Då blir det lättare att avgöra om AI gör ett bra jobb.

Fyra sätt att anpassa AI till ditt arbete

Du behöver inte bygga en avancerad agent för att få stor nytta av AI. Det finns flera sätt att anpassa tekniken till verksamhetens behov. De kan användas var för sig eller kombineras.

1. Återanvänd instruktioner – slipp upprepa dig

Det enklaste steget är att spara instruktioner som du använder ofta. Det kan vara en redaktionell brief, riktlinjer för klarspråk eller en beskrivning av hur organisationen vill att texter ska granskas.

En genomarbetad instruktion kan till exempel ange att AI ska identifiera otydliga resonemang, föreslå förbättringar och förklara sina ändringar utan att förändra textens innebörd. Du behöver inte formulera samma krav vid varje nytt uppdrag.

Olika AI-tjänster har olika funktioner för att spara och återanvända instruktioner. Ibland räcker det också med ett välskrivet instruktionsdokument som du använder vid behov.

2. Samla kunskap och sammanhang

Nästa möjlighet är att ge AI tillgång till information som hör ihop med ett visst uppdrag eller en verksamhet.

I exempelvis ChatGPT och Claude finns projektfunktioner där du kan samla instruktioner, dokument och relaterade konversationer. Gemini erbjuder bland annat Gems för återkommande anpassade uppgifter. Funktionerna är inte identiska, men de kan hjälpa dig att slippa börja från noll.

Tänk dig att du arbetar med kommunikationen för en branschorganisation. Du kan samla målgruppsbeskrivningar, kommunikationsplan, språkguide och relevanta rapporter så att AI kan använda dem som underlag.

När du sedan ber om hjälp med en artikel behöver du inte börja med att förklara hela verksamheten. Men du behöver fortfarande kontrollera att informationen är aktuell och att AI använder rätt underlag.

3. Beskriv arbetsprocessen med skills

En skill är en återanvändbar uppsättning instruktioner och ibland kompletterande resurser som beskriver hur AI ska utföra en viss typ av uppgift.

Anta att du regelbundet ska granska artiklar före publicering. Då kan du skapa en skill som beskriver arbetsgången: kontrollera påståenden mot källorna, identifiera uppgifter som behöver verifieras, granska begriplighet och struktur och slutligen föreslå förbättringar. Poängen är att AI inte bara får veta vilket resultat du vill ha, utan också hur den ska arbeta för att nå dit.

Skills finns som särskild funktion i vissa AI-miljöer, medan andra erbjuder liknande möjligheter under andra namn. Du behöver alltså inte välja en viss AI-tjänst för att börja beskriva och återanvända dina arbetsprocesser.

4. Låt agenter utföra flera arbetsmoment

En AI-agent kan arbeta mot ett mål och använda olika verktyg för att genomföra flera steg i en uppgift. Tänk dig att du vill få en sammanställning av de viktigaste nyheterna inom din bransch varje måndag.

En agent kan, om den har rätt verktyg och behörigheter, söka i utvalda källor, identifiera relevanta nyheter, jämföra dem med tidigare rapportering och sammanställa ett förslag till veckobrev. Du behöver inte själv driva varje moment framåt. Däremot behöver du bestämma vad agenten får göra, vilka källor den ska använda och när den ska be om ditt godkännande.

En agent är inte nödvändigtvis bättre än en vanlig AI-chatt. Den är framför allt användbar när uppgiften kräver flera steg, olika verktyg eller återkommande arbete.

När AI får tillgång till dina arbetsverktyg

En viktig del av utvecklingen är möjligheten att koppla AI till andra system. I stället för att själv ladda upp samma dokument varje gång kan du i vissa AI-tjänster ansluta exempelvis Microsoft 365, Google Workspace eller andra verksamhetssystem. Det kan göra stor skillnad. En AI-assistent som har tillgång till rätt dokument, kalenderuppgifter eller projektinformation kan hjälpa dig med uppgifter som annars kräver mycket manuellt arbete.

Men det är skillnad mellan att ge AI ett dokument att läsa och att ge den tillgång till ett helt system. Innan du ansluter en tjänst behöver du förstå vilken information AI kan komma åt, vad den får göra med informationen och vilka behörigheter som gäller.

Börja gärna med läsbehörighet och behåll mänskligt godkännande för åtgärder som påverkar andra människor eller system.

Tre exempel från kommunikationsavdelningen

Vad skulle det här kunna innebära i praktiken? Här är tre arbetsuppgifter där det kan vara värt att utveckla ett eget AI-stöd.

Granska texter enligt organisationens krav

Många organisationer har språkguider, skrivregler och riktlinjer för tonalitet. Ändå kan det vara svårt att få dem att genomsyra alla texter, särskilt när många personer producerar innehåll. Med återanvändbara instruktioner eller en skill kan du låta AI göra en första kvalitetsgranskning.

Den kan exempelvis kontrollera om texten är begriplig för målgruppen, om viktiga begrepp används konsekvent och om rubrik och ingress motsvarar innehållet. Den kan också identifiera svaga resonemang, onödiga upprepningar och formuleringar som riskerar att missförstås.

Det viktiga är att inte bara instruera AI att skriva om texten, utan att be den förklara vad som behöver förbättras och varför. Då blir den ett stöd för skribenten i stället för en maskin som automatiskt skriver över allt.

Bearbeta intervjuer till användbart redaktionellt material

En intervju på 45 minuter kan innehålla stoff till flera artiklar, korta nyheter och inlägg. Men det tar tid att lyssna igenom inspelningen, sortera materialet och hitta de mest intressanta vinklarna.

AI kan hjälpa till att transkribera intervjun, identifiera huvudteman och lyfta fram citat som kan vara värda att använda. Med en genomarbetad arbetsprocess kan du också be AI att leta efter motsägelser, frågor som inte har fått svar och resonemang som behöver utvecklas. Det kan vara mer värdefullt än att omedelbart få ett färdigt artikelutkast.

Citat behöver alltid kontrolleras mot originalinspelningen. En AI-modell kan missuppfatta ord eller formulera om ett uttalande så att betydelsen förändras.

Sammanställa omvärldsbevakning

Omvärldsbevakning är ett annat område där AI kan göra stor nytta. Du kan börja med en enkel instruktion som hjälper dig att sammanfatta nyheter från ett antal utvalda källor. Nästa steg kan vara att utveckla ett återkommande arbetsflöde där en agent samlar in och sorterar informationen.

Men det räcker inte att hitta nyheter. Det verkliga värdet ligger i att avgöra vad de betyder för verksamheten. En användbar omvärldsrapport behöver därför inte bara svara på frågan ”Vad har hänt?”, utan också ”Varför är det här relevant för oss?” och ”Finns det något vi behöver agera på?”.

Här behöver AI få tydliga kriterier för vad som är viktigt, samtidigt som en människa ansvarar för de strategiska bedömningarna.

Det svåraste är ofta att beskriva hur du själv arbetar

När du börjar bygga mer avancerade AI-stöd upptäcker du förmodligen att mycket av din yrkeskunskap är svår att sätta ord på. En erfaren kommunikatör känner ofta igen en svag rubrik, en otydlig målgruppsanpassning eller ett resonemang som inte håller. Men exakt vad är det som gör att du reagerar? Vad tittar du efter när du granskar en artikel? Hur avgör du om ett citat är intressant? När väljer du att stryka ett stycke i stället för att skriva om det?

För att lära AI att arbeta på ett liknande sätt behöver du försöka formulera de bedömningarna. Det kan vara ett nyttigt arbete även utan AI. När vi beskriver våra metoder blir det lättare att diskutera kvalitet, utveckla gemensamma arbetssätt och introducera nya kollegor.

Samtidigt finns det en gräns för hur mycket som går att beskriva i instruktioner. Erfarenhet, sammanhang och omdöme går inte alltid att reducera till regler.

Så kommer du i gång

Börja med en arbetsuppgift som återkommer och som du själv behärskar väl. Skriv ner hur du brukar gå till väga, vilka underlag du använder och vad du kontrollerar innan arbetet är klart. Bygg sedan den enklaste lösning som kan hjälpa dig. Kanske räcker det med en sparad instruktion. Kanske behöver du ett projekt med gemensamma dokument eller en skill som beskriver flera steg i processen.

Testa lösningen på några tidigare uppdrag där du redan vet vad ett bra resultat bör innehålla. Notera var AI missförstår, missar viktiga kontroller eller drar felaktiga slutsatser och förbättra instruktionerna. Först när arbetssättet fungerar tillförlitligt finns det anledning att fundera på om fler moment ska automatiseras.

Från textproduktion till bättre arbetssätt

AI har redan gjort det enklare att producera stora mängder text. Men mer innehåll är inte nödvändigtvis vad kommunikationsavdelningen behöver. Den större möjligheten ligger i att använda tekniken för att förbättra hur arbetet utförs: minska onödiga upprepningar, få bättre ordning på kunskap och underlag och frigöra tid för de bedömningar som kräver erfarenhet. Det är också där skillnaden mellan att använda AI ibland och att arbeta genomtänkt med AI börjar bli tydlig.

Det handlar inte längre bara om vad du kan få AI att skriva, utan om vilket arbete du vill att den ska hjälpa dig att göra. Vi besöker gärna er för en AI-genomlysning som snabbt visar hur ni kan få bättre nytta av AI.

Här hittar du även en användbar ordlista med AI-begrepp för dig som jobbar med kommunikation eller marknadsföring.