Så skriver du effektiva mejl

Känner du att du allt som oftast är begravd under en hög med mejl? Att koncentrera mejlandet till vissa tider på dagen, stänga av mejlplinget och att anamma 2-minutersregeln (tar det kortare tid än 2 minuter att svara –gör det direkt) är klassiska knep för att effektivisera mejlhanteringen. Men vad många glömmer bort är att det finns en avgörande sak som kan spara många mejlvändor och med det tid: tydlighet.

Inte sällan dyker det upp mejl som är otydliga och svåra att förstå. Oavsett vilken text du ska skriva är det bra att fundera igenom vad du vill säga innan du börjar skriva. Att vara tydlig och rak och ändå behålla en vänlig ton. Här är några punkter som kan vara bra att tänka på innan du trycker på “skicka”.

Vett och mejlettikett

För vem är mejlet relevant?
Välj mottagare och kopiera endast de som måste se. Att hänga med i mejltrådar som man egentligen inte har något med att göra blir lätt en onödig stressfaktor. Om du skriver till flera, märk även ut vem du talar till – särskilt om du delar ut uppgifter i mejlet.

Vad vill du?
Vill du att personen ska göra något eller svara på något i mejlet? Se till att förtydliga eventuell CTA (Call To Action) i ditt mejl.

Håll det kort (om det går)
Ta med all nödvändig information, men håll det kort. Om det är ett komplext innehåll, skriv i punktform eller i prio-ordning. Om du har mycket att säga, avsluta mejlet med en sammanfattning och med en tydlig uppställning av vad mottagaren förväntas göra eller svara på.

Läs igenom
Läs igenom mejlet innan du skickar det. Syftningsfel och konstiga meningsuppbyggnader letar sig lätt in i texten när du har bråttom.

Börja och avsluta trevligt
Att lägga till något personligt gör att du skapar bättre engagemang hos mottagaren. T.ex: “Hälsningar Lisa, från en trång buss.”

Tappa inte tonen
Är du irriterad över en situation, ta det hellre på telefon. Konflikter blossar lättare upp bakom skärm än under ett samtal.

Stockholms Skrivbyrå hjälper små och stora företag att få igång arbetet med content marketing och hitta sätt att arbeta effektivt med content-produktion. Vill du höra mer når du oss här: hej@stockholmsskrivbyra.se eller 08-5560 4200.