Sju vanliga misstag i klarspråk

Det är lätt att tro att en text blir mer professionell om den låter formell, detaljerad eller avancerad. Ofta händer det motsatta. Läsaren får arbeta hårdare för att förstå vad du menar. Klarspråk handlar inte om att skriva så kort eller enkelt som möjligt, utan om att göra texten begriplig och användbar för den som ska läsa den. Här är sju vanliga misstag – och hur du undviker dem.

1. Du skriver som en myndighet från 1987

Formellt språk kan kännas tryggt när ämnet är viktigt. Men en högtidlig ton gör inte automatiskt texten mer korrekt eller professionell.

Skriv inte:
”Vänligen inkom med erforderliga handlingar.”

Skriv hellre:
”Skicka in de dokument vi behöver.”

Välj vanliga och begripliga ord när de betyder samma sak. Det minskar avståndet till läsaren utan att innehållet behöver bli mindre precist.

2. Du använder ord som målgruppen inte förstår

Alla verksamheter har ord och uttryck som känns självklara för den som arbetar där. Problemet uppstår när de följer med ut till människor som inte känner till dem.

Skriv inte:
”Vi arbetar med proaktiv kompetensförsörjning.”

Skriv hellre:
”Vi arbetar långsiktigt för att hitta och behålla rätt kompetens.”

Facktermer är inte förbjudna i klarspråk. Skriver du för specialister kan de vara både tydligare och mer precisa än en omskrivning. Frågan är om orden fungerar för just den som ska läsa texten.

3. Du gör konkreta saker abstrakta

Abstrakta ord gör det lätt att låta professionell utan att egentligen säga särskilt mycket. Försök därför att beskriva vad som faktiskt händer eller vad ni faktiskt gör.

Skriv inte:
”Vi fokuserar på förbättrad kundupplevelse.”

Skriv hellre:
”Vi gör det enklare för kunderna att hitta rätt information.”

Den andra formuleringen hjälper läsaren att förstå vad ”förbättrad kundupplevelse” betyder i praktiken.

4. Du använder fler ord än du behöver

Små utfyllnader kan tillsammans göra en text betydligt tyngre. Leta efter formuleringar som går att säga enklare utan att någon information försvinner.

Skriv inte:
”Det kan i många fall vara viktigt att tänka på att …”

Skriv hellre:
”Tänk på att …”

Men stryk inte ord bara för att göra texten kort. Klarspråk handlar om att göra det lätt att förstå, och ibland behövs några extra ord för att förklara något ordentligt.

5. Du gömmer det viktigaste

Många texter följer avsändarens tankegång: först bakgrund, sedan förklaring och till sist det som läsaren egentligen behöver veta. För mottagaren är ordningen ofta den motsatta.

Skriv inte:
”För att säkerställa korrekt hantering behöver formuläret vara inskickat senast fredag.”

Skriv hellre:
”Skicka in formuläret senast fredag.”

Berätta det viktigaste tidigt. Behöver läsaren förstå varför kan du förklara det efteråt.

6. Du säger samma sak med flera ord

Dubbeluttryck smyger sig lätt in i texter. Orden låter olika men gör egentligen samma jobb.

Skriv inte:
”Vi samarbetar tillsammans med flera olika aktörer.”

Skriv hellre:
”Vi samarbetar med flera aktörer.”

Håll också utkik efter uttryck som ”framtida planer”, ”slutresultat” och ”gemensamt samarbete”. Ofta räcker det med ett ord.

7. Du kan för mycket om ämnet

Ju mer du kan om något, desto svårare kan det vara att föreställa sig hur texten uppfattas av den som inte har samma kunskap. Du hoppar kanske över ett steg i förklaringen, använder ett internt begrepp eller förutsätter att läsaren känner till bakgrunden.

Försök därför att läsa texten ur mottagarens perspektiv:

• Förstår läsaren de ord och begrepp jag använder?
• Har jag gett den bakgrund som behövs?
• Framgår det tydligt vad som är viktigast?
• Vet läsaren vad hen ska göra efteråt?

Be gärna någon som inte kan lika mycket om ämnet att läsa texten. Det som är självklart för dig är inte alltid självklart för mottagaren.

Klarspråk är mer än enkla ord och korta meningar

De flesta av misstagen ovan går att rätta till ganska enkelt. Men bra klarspråk börjar egentligen ett steg tidigare: med mottagaren.

Vad vet personen redan? Vad behöver hen förstå? Vad är viktigast? Och vad ska hända efter att texten är läst?

När du har svar på de frågorna blir det lättare att avgöra både vad texten ska innehålla och hur den ska skrivas. Det är därför klarspråk är lika mycket ett förhållningssätt som en samling skrivregler.

Vill du fördjupa dig? Läs vår guide om hur man skriver klarspråk.

Vill ni bli bättre på att skriva klarspråk?

Vi på Stockholms Skrivbyrå hjälper företag, myndigheter och organisationer att göra sina texter tydligare och mer användbara för mottagaren. Vi håller bland annat workshops i klarspråk och hjälper till att granska och bearbeta befintliga texter.

Hör av er till oss om ni vill diskutera en utbildning, workshop eller ett klarspråksprojekt.