Kommunikationschefens viktigaste styrdokument
11 dec 2023
I en tid av snabb förändring och tillväxt är det en fördel om du som kommunikationschef har ett antal styrdokument. Dokumenten fungerar som kompasser och stöd för att ta fram kommunikation som möter både nuvarande och framtida behov. Här är några av de viktigaste dokumenten och deras funktioner.
1. Kommunikationsstrategi
En tydlig strategi är kärnan i all kommunikation. Den beskriver mål, målgrupper, budskap, kanaler och nyckeltal (KPI:er). Strategin är avgörande för hållbar kommunikation som speglar företagets vision och mål.
2. Varumärkesriktlinjer med tonlägesmanual
Här definieras användningen av logotyper, färger, typografi och andra visuella element och också tonalitet, tone-of-voice, eller tonläge som det också kallas. Det här dokumentet är nyckeln till att bygga ett starkt varumärke.
3. Krisplan för kommunikation
Krisplanen är ett oumbärligt dokument som innehåller riktlinjer och planer för kommunikation under kriser. Så länge inget händer saknas den inte. Men om det hettar till är krisplanen ovärderlig. Den hjälper er att hantera situationer som kan påverka företagets rykte och verksamhet.
4. Sociala Medier-policy
Riktlinjer för hur ni arbetar med sociala medier ger bättre fart och styrning i arbetet. Att sätta en policy är en balansgång i en tid där de anställdas innehåll på sociala medier ofta ger mer effekt än när företag är avsändare. För strikta regler kan ta kål på medarbetarnas lust att agera ambassadörer för varumärket. På samma gång är det bra att ha riktlinjer att luta sig mot om det sker missförstånd eller uppstår konflikter.
5. Innehållsstrategi med redaktionell plan
Idag är relevans ett nyckelord inom kommunikation. För att skapa relevant och engagerande innehåll behöver ni ha en plan som tål snabba förändringar. En tydlig strategi och en redaktionell plan beskriver vilket innehåll ni ska producera, hur, var och när det ska publiceras. När planen väl sitter är det lättare att vara snabb och flexibel om det händer något plötsligt.
6. Internkommunikationsplan
Planen för interkommunikation är avgörande för en stark företagskultur. Den säkerställer att alla anställda är informerade och engagerade och arbetar mot gemensamma mål. Internkommunikationen glöms ibland bort och får inte den kärlek den behöver. När teamet är informerade och involverade ökar motivationen och engagemanget. Det ligger stor kraft i det!
7. Dataskydds- och integritetspolicy
Förmodligen har ni detta på plats, men när såg ni senast över den och de dokument som informerar om den? Att skydda kunders och anställdas information och följa GDPR är en hygienfaktor och inget att slarva med.
8. Riktlinjer för användning av AI
Många organisationer har börjat kika på hur AI kan spara tid och skapa tillväxt, men få har satt riktlinjer för hur den nya tekniken ska användas internt. Det är hög tid att bygga den interna kunskapen om både möjligheter och risker. Här är det viktigt att hitta balansen i att uppmuntra till nyfikenhet och informera medarbetare och de risker som kommer med användningen av AI.
Styrdokument som dammar är inget att ha
Att hålla styrdokument uppdaterade och relevanta är avgörande för framgångsrik kommunikation. Vi vill på samma gång trycka på att du bör hålla den här typen av dokumentation så kortfattad och tydlig som möjligt. Styrdokumenten bör även vara skapade på sätt som gör att ni lätt kan anpassa dem efter förändringar i verksamheten och omvärlden.
Saknar du något av dessa styrdokument?
Om din organisation saknar något av dessa viktiga dokument eller vill se över dem inför året som kommer, hör av dig till oss på Stockholms Skrivbyrå. Vi hjälper er till effektiv och anpassad kommunikation som stärker er verksamhet.