Så skriver du proffsiga och tydliga e-mejl – 10 tips

Hem/Om språk, Tips/Så skriver du proffsiga och tydliga e-mejl – 10 tips

Så skriver du proffsiga och tydliga e-mejl – 10 tips

Vi mejlar och tar emot e-mejl dagligen. Ändå slarvar många med just den här typen av kommunikation. Ett mejl går fort och lätt att skicka, men ibland blir det för mottagaren svårt att förstå och lätt att missförstå. Med några enkla knep kan du bli ännu bättre på att skriva tydliga e-mejl som förbättrar kommunikationen, produktiviteten och relationerna. Vad ska man tänka på när man mejlar på jobbet? Det diskuterade vi på Clubhouse och i det här inlägget har vi sammanfattat våra tips!

1. Tydliga e-mejl har ett tydligt syfte

Det första att fundera på, innan du börjar skriva, är syftet med ditt e-mejl. Formulera för dig själv varför det är viktigt att skicka. Ibland kanske du skickar iväg ett kort och slarvigt skrivet e-mejl för att snabbt bolla vidare en uppgift till någon annan, men är det bästa vägen framåt? Många ägnar en stor del av arbetsdagen i mejllådan, så sträva åt att minska antalet skickade mejl om möjligt. Om det är ett mejl som verkligen behövs – hur kan du göra innehållet så tydligt att mottagaren snabbt förstår vad det handlar om och kan agera.

Checklista för ett proffsigt e-mejl som är lätt att förstå:

  • Behöver det här bli ett mejl? Det kan vara bättre att ringa, skriva i slack eller annan kanal
  • Hitta en vinkel på ditt e-mejl, precis som om du skulle skriva en artikel
  • Var tydlig med vad det handlar om och håll dig till ämnet
  • Håll dig kort – skriv bara det som är nödvändigt

2. Skriv en konkret ämnesrad

Det är i ämnesraden du ska vara som mest tydlig med ditt syfte. Att skriva fraser som Hej eller Det var bara en sak… gör det omöjligt för mottagaren att förstå vad mejlet handlar om och det blir svårare för hen att överblicka sin inkorg. Det blir även svårare att hitta e-mejl med hjälp av sökfunktionen. Hjälp mottagaren genom att sätta en konkret och tydlig ämnesrad – den kanske till och med säger vad du behöver av den du mejlar? Om något är extra viktigt eller bråttom kan du skriva det i ämnesraden! Men var försiktig med att missbruka det och se till att du inte skriver ut känslig information som inte andra än mottagarna bör ta del av.

3. Anpassa tonläget till den du skriver till

Hur du formulerar dig i ditt e-mejl beror på vem du pratar med. Vilken relation har du till personen eller personerna? Ska du vara formell eller informell eller något däremellan? Ska du gå rakt på sak eller behöver du linda in det?

Är din mottagare resultatinriktad och stressad? Skippa småpratet och skriv effektivt. Skriver du till en person som värnar varma relationer och som tycker att det är viktigt att alla mår bra – inled och avsluta personligt, med en omtänksam fråga eller en liten betraktelse. Till exempel: “Hej, hoppas att allt är bra med dig! Att göra-listan är lång idag, så jag fattar mig kort. :-)” eller “Hoppas att det går bra imorgon, hälsar Anna från en skumpig buss”.

Det kan kännas knepigt om du inte känner den du mejlar, men var inte rädd för att sätta den ton du själv önskar redan i början av en konversation. Vill du ha ett informellt tonläge, känner du för att använda en emoji, vill du vara hård, vänlig, tydlig? Se på din text med mottagarens ögon innan du skickar.

Emojis är en delad fråga när det kommer till e-mejl, särskilt i jobbsammanhang. Det kan för vissa uppfattas som oseriöst och för andra något som lättar upp och ger ett trevligt intryck. Väg in det och fundera på om det passar till den du skriver till. I professionella sammanhang kan man absolut använda emojis för att skapa relation och lätta upp innehållet. Håll dig till de som är vanliga och lätta att tolka och överanvänd dem inte! Är du nyfiken på att läsa mer om emojis har Internetmuseum samlat krönikor, filmer och fakta om emojis historia och hur vi använder dem.

4. Ha en tydlig struktur

Lika viktigt som syftet med ett e-mejl, är hur du strukturerar det. Med en tydlig struktur blir det lättare för mottagaren att förstå innehållet. Här följer några tips på hur du kan lägga upp det:

  • Inled med något trevligt för att väcka intresse och en varm stämning
  • Använd styckeindelning, mellanrubriker och punktlistor
  • Feta text som är extra viktig, exempelvis en fråga eller en uppmaning
  • Använd samma typsnitt eftersom det blir rörigt om du blandar

5. CC:a bara om det behövs

Att skicka kopior på ett mejl till andra kan vara jättebra för att hålla flera personer uppdaterade men strunta i att skicka iväg en kopia bara för sakens skull. Det är irriterande och tjatigt att ständigt få e-mejl som inte rör en själv. CC:a därför bara de personer som verkligen berörs av innehållet och kan bidra med något i konversationen.

6. Gör det enkelt för den du mejlar

Anpassa gärna din text efter den du skriver till, inte bara i tonläget utan också hur du ställer frågor. Ställ inte frågor i löpande text, utan presentera dem i punktform. Uppmaningar om vad som behöver göras kan bli en checklista med siffror för att mottagaren lätt kan förstå vad som behöver göras i vilken ordning. Ett riktigt proffsigt e-mejl är det som är enkelt att överblicka och förstå!

7. Avsluta tydligt och trevligt

Avsluta gärna mejlet med en uppmaning eller fråga för att förtydliga och se till att ni rör er framåt. Var tydlig och konkret så att din mottagare lätt kan komma vidare. Ex. “Hör av dig om du har frågor, annars ser jag fram emot ett nytt förslag under morgondagen!” eller “Det räcker med att du svarar ok i vändande mejl så att jag vet att du har läst och förstått. Stort tack.”

8. Läs igenom innan du skickar!

Det kan låta självklart men det är lätt hänt, speciellt när man skriver e-mejl, att man skickar iväg något med allt från felstavningar till otydligheter kring syfte. Läs igenom texten en eller två gånger innan du trycker på skicka!

9. Nytt ämne innebär nytt mail

Hamnar du i läget då en mailtråd blir väldigt lång är det också lätt hänt att ämnet slirar över till något annat än det ni ursprungligen pratade om. Därför är det bra att ha som tumregel att alltid starta en ny mailtråd när ämnet handlar om något nytt. Då blir det lättare för alla inblandade att söka på det ämnet i inkorgen. Du bör även fundera på om du behöver svara alla i en mailtråd, kanske kan du utesluta någon som inte längre behöver vara med?

10. Glöm inte bilagan!

Det har hänt oss alla. Att vi glömmer bort att bifoga bilagan och får skicka iväg det i ett separat mail med orden Ojsan hoppsan, nu gick det lite fort! Alltså kan du ha för vana att dubbelkolla att du har bifogat bilagan i samband med att du läser igenom texten en extra gång. En vänlig liten påminnelse från oss!

Vill du läsa mer om skrivande?

Vill du bli bättre på att skriva, och inte bara tydliga e-mejl? Läs vårt blogginlägg om hur du skriver bra rubriker eller bläddra runt på vår blogg för mer inspirerande läsning.

Vill du prata med oss på Clubhouse? Följ vår klubb “Marknad & Kommunikation” för att få en notis om våra kommande rum. Vi har ett stående rum varje torsdag kl. 11.30. Varmt välkomna! Läs vår guide om du vill veta mer om hur Clubhouse fungerar.

2021-04-12T09:06:25+02:00 12 april, 2021|Categories: Om språk, Tips|0 kommentarer

Lämna en kommentar