6 tips för att hitta rätt tonalitet

Tonläge, tonalitet eller tone of voice – kärt barn har många namn. Vad du än väljer att kalla det, är tonaliteten en viktig byggsten i varumärkesarbetet som dessutom kräver en del tankeverksamhet. Det är med tonläget du kan spetsa din verksamhets kommunikation och se till att den hänger ihop med företagets personlighet och värderingar.  

Vad är tonalitet?

Man kan säga att tonaliteten är hur du formulerar dig, snarare än vad du faktiskt säger. Samma sak kan sägas på tusen olika sätt, och hur du väljer att låta kommer påverka såväl ditt företags position på marknaden som hur ni uppfattas av omgivningen. Små skillnader i formuleringar kan vara avgörande för att skapa just den där känslan som ni eftersträvar. Tonaliteten är med andra ord helt avgörande för ditt företags identitet. Det är därför det är så viktigt att hitta rätt, och göra ett grundligt tonläges-arbete.

Att som företag ha en tydlig tonalitet innebär att man enkelt kan positionera sig på marknaden gentemot konkurrenter. Tonaliteten hjälper till att långsiktigt bygga ett varumärke, skapa igenkänning och förtroende. Med en genomarbetat och välformulerad identitet och tonalitet ser ni dessutom till att alltid behålla samma röst – oavsett vem på företag som skriver. Det skapar trovärdighet.  

Här har vi samlat sex tips som hjälper dig att sätta det där tonläget!

1. Precisera målgruppen

Kanske är det absolut viktigaste steget när vi pratar om kommunikation överlag att veta vem vi pratar med. Det kan låta löjligt enkelt för vissa, men att verkligen djupdyka i din mottagare och målgrupp är nödvändigt för att i nästa steg kunna formulera dig på ett sätt som träffar rätt. Målet är att lägga sig på samma nivå som din målgrupp, så att den enkelt kan ta till sig informationen.

2. Titta på värdeorden

För att skapa en röd tråd i ert arbete bör er verksamhet värdeord tydligt spegla tonaliteten, och vice versa. Vilar en verksamhet exempelvis på värdeorden värme, kreativitet och engagemang, är det kanske inte passande att anta en formell och strikt tonalitet. Se till att tonaliteten får spegla det din verksamhet står för utåt sett, och använd värdeorden som hjälp på vägen.  

3. Skapa en persona

För att konkretisera begreppet tonalitet kan man skapa en persona. Personan är en gestaltning av en person som efterlever exakt det du vill uppnå med din verksamhets kommunikation, och som passar in i mallen för er målgrupp. Genom att bygga upp en persona och applicera intressen, motivation, kunskapsgrad och talspråk på den, blir det betydligt enklare att träffa rätt. Läs mer om hur du skapar en persona här.

4. Red ut ord och begrepp

Vilka ord får användas i din organisation och vilka ord passar inte? Använder ni komplexa branschspecifika termer eller är ni övertydliga och lättförstådda? Att reda ut vilka ord och begrepp som ni vill (och inte vill) använda är a och o när du ska sätta din verksamhets tonalitet. Det kan vara en svår process – speciellt eftersom att vissa begrepp kan vara ganska djupt fastetsade i verksamheten – men när ni väl hittar rätt kommer det hjälpa er att prata mer unisont, på ett sätt som lirar med ert varumärke.

5. Låt kanalen sätta tonen

Även om tonaliteten ska vara genomgående i allt ni gör, är det viktigt att också kunna variera tonläget beroende på kanal. Precis som i vardagliga livet, anpassar vi oss efter sammanhang när vi pratar eller skriver. Ditt sms till en kompis har antagligen inte samma tonläge som ditt mail till chefen, även om båda meddelandena låter som dig. På samma sätt måste vi anpassa oss efter kanalen. Webb-copy eller redaktionella texter bör inte skrivas på samma sätt, och med exakt samma tonläge, som ett Instagram-inlägg, till exempel.

6. Gör en tonlägesmanual

Är man många på ett företag eller känner ett behov av att enkelt kunna titta på en lathund för att få en känsla för tonaliteten på ett företag, kan det vara gynnsamt att skapa en tonalitetsmanual. I en sådan manual är det bra att beskriva ditt varumärkes personlighet och identitet, visa på era värdeord och personas och eventuellt även ha separata termer som beskriver er tonalitet. En god idé är även att ta med exempel på ord som är bra att använda i företagskommunikationen och vilka som inte passar alls.

Är du sugen på att lära dig mer om tonalitet, skapa en tonlägesmanual eller finslipa på ditt varumärkes alldeles egna tone of voice? Hör av dig till oss på skrivbyrån så pratar vi mer!